Datei in PDF umwandeln

Wie man aus einer Datei eine druckfähige PDF erstellt
….und das auch noch kostenlos

Heute werde ich mich dem heiligen Gral der Druckbranche zuwenden, der PDF Datei. Jeder kennt Sie jeder benutzt sie, aber wie man ein “gute” PDF erstellt wissen die wenigsten.

Häufig rufen uns Kunden an und fragen wie sie denn jetzt eine Datei (Word, Office, Photoshop, etc.) in eine PDF umwandeln können. Die Frage ist durchaus berechtigt und die Lösungsmöglichkeiten sind vielfältig.

Wenn es um die Umwandlung von Dateien in druckfähige PDF Dokumente geht ist das beste Tool definitiv der Adobe Acrobat Distiller bzw. der dazugehörige Adobe PDF Drucker. Nachteil an dieser Lösung ist der Preis, denn Acrobat ist leider nicht kostenlos (nur der Reader).

Jedoch gibt es ein hervorragendes Freeware Programm mit dem man auch sehr gute PDF-Dateien erstellen kann: Der PDF-Creator

Bevor wir uns jedoch mit der Installation und Konfiguration des PDF-Creators beschäftigen  möchte ich an dieser Stelle kurz auf den Grundgedanken eines PDF- Druckers eingehen:

Normalerweise wählt man im Layout oder Textprogramm seiner Wahl den Dialog “Speichern unter..”, wählt das Dateiformat und speichert die Datei. Zwar bieten mittlerweile auch viele Programme die Option die Datei direkt als PDF zu speichern, was ich allerdings nicht empfehlen würde da die so erstellten PDF recht oft eher schlecht als recht sind. Deshalb wählen wir (wir sind ja nicht blöde) einen PDF Drucker um uns eine druckfähige PDF zu erstellen.

Wenn man sich einen PDF-Drucker installiert hat dann, erscheint dieser im Betriebssystem bei den Druckern.  So wie jeder herkömmliche Laser oder Tintenstrahldrucker. Allerdings mit dem Unterschied dass der PDF-Drucker natürlich nicht physisch auf dem Schreibtisch steht sondern sozusagen nur virtuell. Denn schließlich erzeugt der PDF-Drucker ja am Ende kein gedrucktes Blatt Papier sondern eine PDF-Datei.  Daher nennt man dieses Art von Druckern auch “virtuelle Drucker”.

Aber kann ich denn nun meine Word Datei in eine PDF umwandeln?
Das geht relativ einfach. Man öffnet die Word-Datei in Word und wählt “Datei Drucken..”, im folgenden Druckdialog wählt man nun den Virtuellen Drucker aus. Anschließend wird man noch gefragt wohin man die PDF speichern möchte – und das wars.
Einige Sekunde (oder Stunden, je nach Seitenanzahl) später liegt die fertige PDF-Datei im ausgewählten Ordner.

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So weit die Theorie, nun zur Praxis:

Teil1 – Installation

Bevor wir nun Dateien in PDF umwandeln müssen wir den PDFCreator erst installieren und konfigurieren.

Nach dem Download des PDF-Creators kann die Installation wie gewohnt mit den Standardeinstellungen gestartet werden .

Nach Abschluss der Installation sollten Sie einen neuen Drucker namens PDFCreator in der Drucker-übersicht finden können


Machen Sie einen Rechtsklick auf den PDFCreator, und wählen Sie im Menu “Druckeinstellungen”


Nun öffnet sich ein kleines Fenster, hier einfach auf “Erweitert”


Bitte die Werte so einstellen, wie im Screenshot angezeigt und auf “OK” klicken. Das Wichtigste ist hier, dass  “Als Softfont in den Drucker”  laden ausgewählt ist. Ansonsten sind später in der fertigen PDF die Schriften nicht eingebettet und das wird spätestens dann zu einem Problem wenn ihr die PDF drucken lassen wollt.

Erledigt
Der Drucker ist installiert!
Die erste Hürde ist geschafft und wir sollten und an dieser stelle auch mal selbst auf die Schulter klopfen.


Teil 2 – Die richtigen Einstellungen

Bevor wir  mit dem Drucker allerdings “gute” PDF Dateien erstellen können müssen wir den PDFCreator allerdings noch etwas “fein-tunen”
Um euch die Einstellerei zur erleichtern habe ich euch eine Einstellungsdatei hochgeladen mit der Ihr die korrekten Einstellungen einfach importieren könnt.
Macht eine Rechtsklick auf den folgen den Link und speichert die .ini Datei auf eurem Rechner (merkt euch aber wo) : PDFCreator-settings
Wie ihr die Einstellungen in den PDFCreator bekommt erzähl ich euch gleich.

Startet als erstes PDFCreator.exe (normalerweise unter x:/Programme/PDFCreator)


Hier klickt man nun auf “Drucker” und dann auf “Einstellungen”

So, willkommen im Hauptfenster. Nicht erschrecken, hier steht zwar ziemlich viel aber wir brauchen davon nur wenig. Wir ihr an der linken Sidebar erkennen könnten kann man mit dem PDFCreator nicht nur Dateien in PDF umwandeln sondern auch in eine Vielzahl andere Formate. Heute lassen wir das allerdings mal außen vor und konzentrieren uns auf die PDF Umwandlung.

Nun zum Import der .ini Datei die ihr gerade heruntergeladen habt.


Klickt oben rechts auf das Ordner Symbol (siehe Pfeil) und wählt nun die TechnoPoint.ini aus und klickt auf öffnen. jetzt nur noch unten rechts auf “Speichern” klicken und wir sind fertig!

Soo, das war doch jetzt gar nicht  schwer.
Der Drucker ist nun eingerichtet, die settings sind angepasst und wir sind nun bereit für die erste PDF!

Um nun eine Datei in eine PDF umzuwandeln geht wie folgt vor:

  1. öffnet die Datei im entsprechenden Programm (Bsp. Word)
  2. Öffnet den Druckdialog (Strg+P)
  3. wählt den PDF Creator als Drucker aus
  4. Klickt auf “Eigenschaften”, dann auf “Erweitert” und wählt unter “Papiergröße” die Größe des Dokuments aus. Sollte eure Dokumtengröße nicht in der Liste stehen wählt bitte “Benutzerdefinierte Seitengröße für Postscript” und tippt eure Wunschgröße ein. Bsp. 216mm x 303 mm. Nun noch mit “OK” bestätigen.
  5. Startet den Druck mit einem Klick auf “OK”
  6.  Im folgenden Dialog klickt einfach aus “Speichern” und wählt anschließend Speicherort und Dateiname aus

FERTIG!

Ihr hab soeben eine Datei in eine PDF umgewandelt!
Die PDF ist natürlich immer nur so gut wie das Ausgangsmaterial. Wenn ich also schlechte Bilder im Word habt
werden die in der PDF natürlich auch nicht besser aussehen.

Ich hoffe diese Anleitung erleichtert dem ein oder anderen den Einstieg in das Thema PDF Erstellung und beantwortet nun auch mal die Frage: “Wie kann ich eine Datei in PDF umwandeln?”

Euer Daniel
www.technopoint.de

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